fbpx

Lyckade möten

Att tänka på när du arrangerar konferenser – våra bästa konferens- och mötestips!

Var ute i god tid

Slipp tidspress! Är du ute i god tid finns det mer att välja på och alternativen blir fler. Dessutom kräver ett arrangemang en hel del tid för planering.

Anläggningen som en partner

Ta goda råd av konferensanläggningen. De är proffs och har stor erfarenhet av hur bra möten ska arrangeras. De har många bra råd och tips för att just ert arrangemang ska bli lyckat. Man brukar säga att personalen på en konferensanläggning är den viktigaste resursen.

Syfte, mål och ramar

Ge tydliga mål, syfte och ramar i er kommunikation till mötesdeltagarna. Varför ska ni träffas? Vad vill ni att mötet ska mynna ut i? Med tydlighet kommer ni få ett mycket bättre resultat av mötet samt att det blir enklare för deltagaren att förstå mötets innehåll.

Checklista

Gör en checklista så att inget faller mellan stolarna.

Vilka behov finns utöver mötet i konferenslokalen?

Teambuilding, andra aktiviteter, spa, vinprovning, underhållning, etc. Finns det fysiska behov som till exempel handikappanpassning att ta hänsyn till?

Hybrida och digitala möten

Har du personal som inte kan medverka på plats? Då behöver ni säkerställa tekniken för ett digitalt möte. Räcker det med en dator med webbkamera eller behöver ni bygga upp en hel studio med kamerapersonal, ljus och ljud, etc? Säkerställ att anläggningen har rätt utrustning för just ert möte.

Dagskonferens eller konferens med övernattning?

Ibland kan det vara en fördel att lägga konferensen på lite längre avstånd från hemorten. Det gör att man lättare håller ihop gruppen och det skapar sammansvetsning. Dagskonferensen är ett smidigt alternativ i närmiljö för er som har lite mindre tid, men det blir ändå ett trevligt miljöombyte i ny miljö.

Var väl förberedd

Dubbelchecka allt, så ni inte har missat något. Har alla deltagare fått inbjudan med rätt information? Stäm av allt med personalen på anläggningen.
Stäm också av med eventuella föreläsare, artister, bussbolag och andra. Att dubbelchecka allt skapar trygghet, både för dig som kund som för konferensanläggningen.

Förberedelser inför mötet

Ha en tydlig agenda för mötet. Finns det onödiga punkter som gör mötet ineffektivt? Finns alla underlag för att kunna fatta beslut? Gå igenom mötespunkterna innan mötet och skicka ut dessa till deltagarna, så att alla har en chans att förbereda sig.

Allergier

Kolla upp eventuella allergier. Har du speciella matpreferenser i gruppen?

På plats

Första intrycket är viktigt. Se till att incheckning/registrering sker smidigt och lätt. Ett bra tips kan vara att anläggningen själva får presentera sig och hälsa välkomna. Utse en ansvarig på företaget eller hyr in personal som har ett helhetsansvar för arrangemanget. Tänk på att du som mötesarrangör också ska ha tid att umgås, deltaga på möten och träffa kollegorna. Det kan bli svårare om du har ett helhetsansvar för mötet då det tar mycket tid. En lösning kan vara att anlita ett eventbolag som utför tjänsten.

Ha kul

Glöm för allt i världen inte att ha kul! Syftet med möten är att skapa ”vi känsla”, umgås och ha trevligt.

Välkomna till Småland!